GDPR v soutěži: jaké údaje smíte sbírat

Soutěž je sběr osobních údajů se vším všudy. Co se smí chtít, na jakém základu, na jak dlouho a co s tím potom.

Soutěž jako zpracování údajů

Jakmile ve formuláři sbíráte e-mail nebo jméno, jste správce osobních údajů a platí pro vás celé GDPR. Není to volitelná nadstavba pro velké firmy — týká se to i soutěže o jednu knihu na profilu s pěti sty sledujícími.

Dobrá zpráva je, že u soutěže jde o zvládnutelný rozsah povinností. Špatná je, že se skoro vždycky ignorují právě ty nejjednodušší z nich.

Které údaje jsou nezbytné a které ne

Vodítko je princip minimalizace: smíte zpracovávat jen údaje, bez kterých se soutěž neobejde.

• K účasti obvykle stačí e-mail (nebo profil na síti) a odpověď na otázku.
• K předání výhry potřebujete od výherce jméno a doručovací adresu, u dopravce často i telefon.
• Nikdy nepotřebujete rodné číslo, datum narození (kromě ověření věku), číslo účtu u věcné ceny ani informace o zaměstnavateli.

Klíč je v tom, že se ty dvě skupiny nesbírají zároveň. Adresu chtějte až po vylosování, od jednoho člověka — ne od tisíce lidí předem.

Právní základ

Pro samotný průběh soutěže je základem plnění smlouvy, případně oprávněný zájem: účastí vzniká vztah, ve kterém máte povinnost soutěž vyhodnotit a cenu předat. Souhlas k tomu nepotřebujete a je chyba si o něj říkat — souhlas jde odvolat a vy byste pak nemohli soutěž dokončit.

Souhlas potřebujete zvlášť na to, co se soutěží nesouvisí: marketingová sdělení, newsletter, předání kontaktu partnerovi. To musí být samostatné, dobrovolné a nezaškrtnuté zaškrtávátko. Podmínit účast v soutěži souhlasem s newsletterem znamená, že takový souhlas není dobrovolný — a je tedy neplatný.

Jak dlouho údaje držet

Jen po dobu, kterou účel vyžaduje, a tu dobu si musíte určit předem a napsat ji do pravidel.

Rozumné nastavení: údaje účastníků do vypořádání soutěže plus krátká rezerva na případné spory, obvykle měsíce. Údaje výherců déle, protože je potřebujete k doložení předání ceny a k daňovým dokladům. Kontakty se souhlasem k marketingu do odvolání souhlasu.

Termín smazání si zapište do kalendáře. Bez toho se nesmaže nic — a nesmazaná databáze z předloňské soutěže je nejčastější nález při kontrole.

Informační povinnost

Účastník musí ještě před odesláním formuláře vědět, kdo údaje zpracovává, k čemu, jak dlouho, komu je předáte a jaká má práva. Nestačí to mít někde na webu — musí to být dostupné z místa, kde se formulář odesílá.

V praxi se to řeší odkazem u tlačítka: „Odesláním souhlasíte s pravidly soutěže a berete na vědomí zásady zpracování osobních údajů.“ Ten odkaz musí vést na skutečný text, ne na prázdnou stránku.

Nejčastější prohřešky

• Předzaškrtnuté souhlasy. Neplatné, a je to první věc, které si všimne kdokoli, kdo se dívá.
• Souhlas s newsletterem jako podmínka účasti. Není dobrovolný, tedy neplatný.
• Sběr adresy od všech účastníků. Zbytečné riziko bez užitku.
• Kontakty, které se po soutěži zařadí do rozesílky. Účast není souhlas.
• Žádná lhůta uchování. Data pak leží v tabulce navěky.
• Export výsledků v tabulce, ke které má přístup půl firmy. Ošetřete i to, kdo se k údajům dostane.

Zvlášť rizikové je předání kontaktů partnerovi nebo inzerentovi. Co k tomu musíte mít, rozebírá Předávání kontaktů ze soutěže třetí straně.

Časté otázky

Smím po soutěžících chtít telefon?

Od všech účastníků obvykle ne — k účasti ho nepotřebujete. Od výherce ano, pokud je nutný k doručení výhry (dopravce ho běžně vyžaduje). Rozdělte formulář na dvě části: přihlášení a údaje k předání ceny.

Jak dlouho můžu kontakty držet?

Jen po dobu, kterou vyžaduje účel, a tu si musíte určit a napsat do pravidel. U běžných účastníků to bývá do vypořádání soutěže plus krátká rezerva, u výherců déle kvůli dokladům. Kontakty se souhlasem k marketingu do odvolání souhlasu.

Potřebuju souhlas, nebo stačí plnění smlouvy?

Na samotný průběh soutěže souhlas nepotřebujete — základem je plnění smlouvy, případně oprávněný zájem. Souhlas potřebujete zvlášť na marketingová sdělení a na předání kontaktu třetí straně. Musí být dobrovolný, oddělený a nesmí podmiňovat účast.

Text redakce Soutěže.cz · aktualizováno 29. 7. 2026